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HomeN2/018Digitalizzazione e dematerializzazione degli atti amministrativi. ASReM investe nel futuro. I provvedimenti si firmano con un semplice click

Digitalizzazione e dematerializzazione degli atti amministrativi. ASReM investe nel futuro. I provvedimenti si firmano con un semplice click

Nell’Azienda Sanitaria regionale del Molise (ASReM) è decollata ufficialmente la nuova procedura di dematerializzazione e di digitalizzazione di tutti atti amministrativi.

Un ulteriore e innovativo tassello della complessiva riorganizzazione dell’Azienda, partita con l’approvazione decisiva del nuovo Atto Aziendale. Utilizzare la tecnologia come possibilità di promuovere la salute e non solo per curare la malattia, anche passando per uno snellimento dei processi burocratici. Dopo un periodo di formazione e di prova, il sistema è partito a regime ufficialmente con l’obiettivo di garantire un miglioramento in termini di sicurezza, performance interne, trasparenza e semplificazione dei tempi che porterà benefici diretti sulla macchina amministrativa ed indiretti per i cittadini e per le aziende che lavorano con ASReM. La completa dematerializzazione e digitalizzazione degli atti amministrativi è una sperimentazione fortemente voluta dall’attuale governance aziendale diretta dall’Ing. Gennaro Sosto.

Questo passaggio pone ASReM all’avanguardia nel panorama sanitario pubblico nazionale. Sono infatti ancora poche le Aziende che, ad oggi, hanno impostato una dematerializzazione totale dei propri documenti, quasi tutte prevalentemente del centro-nord.

ASReM è, per di più, l’unica azienda sanitaria molisana, che lavora cioè su di un perimetro che racchiude un’intera regione. Questa caratteristica fa dell’esperienza un’ulteriore peculiarità, individuandola come un piccolo laboratorio nazionale di buone ed innovative pratiche. Nello specifico, quindi, la riorganizzazione gerarchica dei flussi documentali dell’Ente assicurerà l’integrazione funzionale di tutti i singoli settori e servizi, con il livello d’affidabilità e di garanzia ulteriore rispetto alla precedente metodologia cartacea.

Aggiuntiva e positiva nota che ha mosso la Direzione Aziendale a spingere per questa soluzione è l’opportunità d’ottimizzazione delle risorse umane ed un ulteriore raggiungimento di economie di spesa. La gestione di tutti gli atti (Provvedimenti, delibere, determine), agisce quindi attraverso un work flow applicativo che suggerisce un iter procedurale compatibile con i ruoli assegnati agli utenti, nel massimo rispetto dell’organizzazione. È stata perciò eliminata la circolazione di mail, documenti cartacei e telefonate necessarie all’integrazione degli atti. Attraverso un applicativo costruito e studiato specificatamente da una software house molisana sotto precise indicazioni e con la strategia dettata da ASReM, le azioni sono puntualmente monitorate e lo stato di avanzamento è controllato con garanzia di risultato del procedimento.

I pilastri di questa soluzione su cui l’attuale direzione aziendale ASReM ha strutturato il cambiamento sono:
– caratterizzazione di ogni documento archiviato con informazioni addizionali come autore, descrizione sommaria, e qualsiasi ulteriore classificazione aggiuntiva come stato del documento, sezione di riferimento, prodotto ed ogni eventuale specificità richiesta;
– ricerca dei documenti in modalità fast search (motore di ricerca all’interno del sistema) con digitazione solamente della parola a prescindere dalla collocazione (oggetto, firma, testo, allegato, Pec);
– visualizzazione dei documenti non solo all’interno della intranet aziendale ma in qualunque luogo o sede, al 100% delle funzionalità grazie alla tecnologia ASP attivabile via web attraverso tablet, smartphone, portatili etc;
– determinazione ed archiviazione automatica dei metadati allorché i documenti informatici siano generati o intimamente collegati con entità informative del backend;
– tracing puntuale di tutte le operazioni effettuate sui documenti;
– gestione di un iter che consenta di organizzare i passi (registrazione, acquisizione, assegnazione, smistamento, presa in carico, espressione pareri, invio all’albo, ecc.) secondo una gerarchia stabilita in base alle credenziali ed ai ruoli definiti per singolo utente tramite il sistema informativo, eliminando il flusso cartaceo dei documenti da una struttura ad un’altra e da un ufficio all’altro;
– invio in conservazione digitale a norma (CDaN) per la validità a novanta anni.

La gestione degli atti amministrativi in ASReM è quindi supportata dall’efficienza della
gestione documentale. Fattori qualificanti dell’apporto del documentale sono:
– ricerca documenti anche direttamente nel contenuto del documento stesso (ricerca full text);
– gestione di metadati e successiva ricerca (anche recuperati dai contesti applicativi già previsti);
– visualizzazione diretta (Streaming) dei documenti.

Segno di ulteriore distinzione è la possibilità di tracciare tutti gli interventi effettuati sul documento proposto, in modo tale che sia sempre possibile avere in evidenza le varie versioni e gli interventi correttivi effettuati dai diversi attori che costruiscono l’atto amministrativo.
ASReM ha quindi programmato d’anticipo, nel pieno rispetto delle attuali disposizioni in tema di trasparenza e di disaster recovery che, secondo il nuovo Codice della Digitalizzazione, obbliga perentoriamente tutti gli Enti pubblici ad approvare un piano di protezione delle banche dati in caso di eventi disastrosi, calamità naturali ed eventi quali: incendi, furti, hardware crash etc. con custodia dei dati in luogo diverso dalle sedi
istituzionali ad una distanza minima stabilita.

Grazie poi al modello di condivisione sicura, il più avanzato del settore, si può essere certi che solo gli utenti autorizzati abbiano accesso ai dati riservati supportando più processi e salvaguardando la sicurezza. Inoltre tali accorgimenti, nella complessiva e coordinata riorganizzazione anche di tutti i processi amministrativi aziendali, stanno permettendo il raggiungimento di economie considerevoli derivate da minori spese:
– diminuzione di circa il 30% il costo per acquisto di carta;
– eliminata qualsiasi spesa per aggiornamenti aggiuntivi a qualsiasi livello;
– diminuito di circa il 20% il costo di manutenzione ed assistenza hardware
su fotocopiatrici e stampanti;
– diminuito del 18% del costo per l’acquisto di toner o simili;
– abbattimento del costo pluriennale ripetitivo dei server di sistema
non più necessari;
– abbattimento totale del costo per la spesa relativa alla sicurezza.